원노트 사용법 4 - 전자필기장의 생성과 편집

※ 현재 원노트의 여러 버전 중 2016 버전이 기능상 가장 뛰어나고 사용자수도 많은 관계로 본 포스팅은 '원노트 2016'을 기준으로 작성하고 있음을 미리 밝힌다.

 

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원노트의 3단계 계층구조

 

이전 포스팅에서 설명한 바와 같이 원노트는 전자 필기장> 섹션> 페이지의 3단계 계층 구조로 구성되어 있다. 또 전자 필기장이든, 섹션이든, 페이지든 원드라이브 용량의 한도 내에서 원하는 개수만큼 생성할 수 있고 이동, 복사, 삭제도 가능하다. 기록과 자료를 관리하려면 기본적으로 각각의 요소들을 사용자의 필요에 맞게 배치, 구성, 편집할 수 있어야 한다.

 

전자 필기장의생성과 편집

새 전자 필기장을 생성하려면 먼저 전자 필기장 필드의 빈 공간에서 마우스 우클릭을 한 후 새 전자 필기장을 선택한다. 리본 메뉴에서 파일 탭을 클릭한 후 새로 만들기를 클릭해도 된다.

 

 

새 전자 필기장이 만들어질 위치는 원드라이브로 선택해야만 동기화가 가능하다. 특별한 이유가 없는 한 원드라이브에서 생성하는 것을 추천한다. 우측란에 새로 만들 전자 필기장의 이름을 입력하고 전자 필기장 만들기를 클릭한다. 공유 여부를 묻는데 일단 취소를 클릭한다.

 

 

위와 같이 새로운 전자 필기장이 생성되었다. 이름을 '전자 필기장 생성'이라고 입력했기 때문에  '전자 필기장 생성'이라는 필기장이 되었다. 각각의 필기장을 클릭하면 해당 전자 필기장의 내용으로 이동한다. 또한 개별 필기장을 드래그하여 위치를 변경할 수 있으며 박스로 표시된 V모양을 클릭하면 해당 전자 필기장에 속한 섹션들이 하단으로 펼쳐진다. 글로 설명하자니 복잡한데 실제로 클릭하고 드래그해보면 쉽게 알 수 있다.

 

 

전자 필기장의 편집

생성된 전자 필기장은 이름을 변경하거나 아이콘의 색상을 변경할 수 있다.

 

생성된 전자 필기장을 우클릭하면 위와 같은 메뉴가 펼쳐지는데 속성을 클릭하면 편집, 변경이 가능하다. (속성 아래에 형광펜 표시한 '이 전자 필기장 닫기'는 의미가 모호해 보이지만 상당히 중요한 기능이라 별도로 설명한다.) 우선 속성을 클릭한다.

 

 

속성을 클릭하면 위와 같은 창이 나온다. '표시 이름'란의 우측 공백란에 변경하고 싶은 이름을 입력하면 전자 필기장의 이름이 변경된다. 중요한 점은 지금 변경하는 이름은 현재 사용하고 있는 pc의 원노트 버전에서만 해당된다는 것이다. 예를 들어 전자 필기장의 이름을 '주간 계획'으로 변경한 경우 현재 pc의 원노트에서는 '주간 계획'이라는 이름의 필기장으로 바뀌어 보이지만 다른 디바이스(다른 pc, 태블릿, 스마트폰 등)에서는 여전히 원래 이름인 '전자 필기장 생성'이라는 필기장으로 보인다는 것이다. "실제 전자 필기장 폴더 이름에 영향을 주지 않습니다."라는 문구는 그런 의미이다.

 

그렇다면 실제로 모든 디바이스에서 변경된 이름으로 통일(동기화)하고 싶다면 어떻게 해야 할까? 이전에도 언급한 바 있지만 원노트의 동기화는 원드라이브의 데이터를 기준으로 한다. 따라서 원드라이브 웹에서 직접 변경해야 한다.

 

색상 변경이라고 표시된 곳을 클릭하면 미리 지정된 16가지 파스텔컬러로 전자 필기장 아이콘의 색을 바꿀 수 있다.

 

위치 변경을 클릭하면 현재 원드라이브> 문서 폴더로 지정된 전자 필기장의 저장 위치를 바꿀 수 있다. 동기화를 계속 사용하려 한다면 원드라이브 이외의 위치로 변경해서는 안된다.

 

 

'이 전자 필기장 닫기'란?

'이 전자 필기장 닫기'를 설명하기에 앞서 먼저 한 가지 짚고 넘어가야 할 점이 있다.  원노트는 동기화를 지원하는 클라우드 기반의 서비스이며 오프라인에서도 사용이 가능하다는 특징을 갖고 있다. 이는 원드라이브에 있는 전자 필기장의 데이터가 각각의 디바이스에도 (다운로드되어) 존재한다는 말이다. 간혹 내 로컬 하드디스크에는 데이터가 없고 원노트를 실행시켰을 때 원드라이브에 접속해서 순간적으로 뿅 하고 데이터를 받아온다고 착각하는 사람들도 있다. 농담이 아니다. 실제로 본 적이 있다. 표면적으로 웹브라우저의 구동을 보고 그렇게 생각하는 듯한데... 당연히 아니다. 웹서비스와 원노트의 동기화는 엄연히 다르다.

 

어쨌거나 각 디바이스에도 전자 필기장의 데이터가 존재하게 되는데 결국 원드라이브에 저장된 전자 필기장(데이터)과 같은 양의 하드디스크 공간을 사용하고 있다는 의미이다. pc의 경우에는 보통 어느 정도의 저장공간이 있으니 괜찮다지만 태블릿이나 특히 스마트폰의 경우라면 심각한 저장공간의 부족을 초래할 수 있다.

 

이런 경우 유용한 기능이 '이 전자 필기장 닫기'라는 기능이다. 전자 필기장을 닫게 되면 해당 디바이스의 원노트에서는 보이지 않게 되며 저장공간에서 삭제된다. 물론 원드라이브에는 계속 남아있기 때문에 필요한 경우에 다시 전자 필기장을 열면 동기화(다운로드)를 통해 디바이스에서도 그대로 복원, 사용이 가능하다. 자주 사용하지 않지만 보관해야 하는 자료가 담긴 전자 필기장이라면 닫기를 이용해 저장공간을 절약하는 것이 상책이다. 다만 염두에 두어야 할 점은 닫아둔 전자 필기장을 다시 열 때 모든 해당 데이터를 다시 다운로드하기 때문에 동기화에 어느 정도 시간이 소요된다는 것이다.

 

만약 로컬 디스크의 저장공간이 아니라 원드라이브의 저장공간이 부족하다면 다른 방법으로 백업을 한 후 원드라이브 웹에서 직접 삭제해야 한다.